Acuerdo de Encargo de Tratamiento de e-Baja

e-Baja · Artículo 28 RGPD — versión 1.0, en vigor desde el 23/10/2026. Prestador: PROCONN CLOUD SOLUTIONS SL.

Este Acuerdo regula el tratamiento de datos personales que Proconn realiza por cuenta del Cliente al prestar e-Baja. Se integra en la contratación electrónica del Servicio, junto con las Condiciones Generales de Contratación, y desarrolla las obligaciones del artículo 28 del RGPD.

1. Partes y posición de cada una

El Cliente que contrata e-Baja actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que decide incorporar, generar o gestionar mediante el Servicio.

PROCONN CLOUD SOLUTIONS SL, NIF B44673663, con domicilio en C/ Río Adaja, 10 - Parque Científico de la Universidad de Salamanca, Edificio M3, 37185 Villamayor (Salamanca), actúa como encargado del tratamiento respecto de dichos datos.

Este Acuerdo no altera la condición de Proconn como responsable respecto de los datos que trate para gestionar su propia relación contractual, facturación, soporte, seguridad, cumplimiento normativo y defensa de derechos, que se rigen por la Política de Privacidad.

2. Objeto, duración, naturaleza y finalidad

El objeto del encargo es permitir a Proconn tratar los datos personales necesarios para alojar, procesar, organizar, mostrar, transmitir técnicamente, conservar, respaldar, recuperar y poner a disposición del Cliente la información gestionada mediante e-Baja, incluida la lectura automática de los documentos incorporados, su envío a firma electrónica y la transmisión de las consultas y solicitudes de baja que el Cliente ordene presentar ante la Dirección General de Tráfico (DGT).

El tratamiento se mantendrá durante la vigencia del Servicio y, tras su terminación, durante los periodos de devolución, supresión, bloqueo o conservación legal previstos en este Acuerdo y en la normativa aplicable.

La finalidad es exclusivamente prestar, mantener, asegurar, soportar y ejecutar las funcionalidades de e-Baja conforme a las instrucciones documentadas del Cliente y a la documentación contractual.

3. Categorías de interesados y datos

Podrán ser interesados, según el uso que realice el Cliente: representantes y usuarios de la empresa, empleados o colaboradores, titulares y cotitulares de los vehículos, sus representantes, y otras personas físicas cuyos datos sean necesarios para documentar y tramitar legítimamente la baja de los vehículos.

Las categorías de datos podrán incluir: datos identificativos y de contacto, como nombre, DNI, NIE o NIF, domicilio, teléfono y correo electrónico; datos profesionales; identificadores de usuario; datos del vehículo, como la matrícula y el número de bastidor, cuando permitan identificar o hacer identificable a una persona física; la documentación del expediente, como el permiso de circulación, la ficha técnica, los documentos de identidad, los mandatos o autorizaciones firmados y el certificado de destrucción; las firmas electrónicas y sus evidencias; las respuestas de la DGT; y demás datos personales ordinarios que el Cliente decida incorporar legítimamente.

El Servicio no está diseñado, con carácter general, para el tratamiento de categorías especiales de datos del artículo 9 RGPD. El Cliente evitará introducirlas salvo que resulte estrictamente necesario, exista base jurídica suficiente y se hayan acordado, cuando proceda, medidas adicionales con Proconn.

4. Instrucciones documentadas

Proconn tratará los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente, entendiéndose como tales este Acuerdo, la configuración y operaciones lícitas realizadas por los usuarios autorizados —incluidos el envío de documentos a firma y la presentación de consultas y solicitudes ante la DGT— y las solicitudes escritas compatibles con el Servicio.

Si Proconn considera que una instrucción infringe el RGPD, la LOPDGDD u otra normativa de protección de datos aplicable, informará al Cliente sin dilación indebida y podrá suspender su ejecución hasta que sea aclarada, modificada o confirmada conforme a Derecho.

Si una norma de la Unión Europea o de un Estado miembro obliga a Proconn a tratar datos al margen de las instrucciones, informará al Cliente antes del tratamiento, salvo que la norma prohíba dicha información por razones importantes de interés público.

5. Obligaciones del Cliente como responsable

El Cliente garantiza que el tratamiento encomendado es lícito y que dispone de base jurídica suficiente para recopilar, utilizar e incorporar los datos a e-Baja y para comunicarlos a la DGT.

Corresponde al Cliente cumplir los deberes de información frente a los interesados, atender las obligaciones propias del responsable, determinar los plazos de conservación que le correspondan y garantizar la exactitud, pertinencia y minimización de los datos.

El Cliente no instruirá a Proconn para realizar tratamientos contrarios a la normativa y será responsable de la configuración de permisos y de la actuación de sus usuarios.

6. Confidencialidad y personal autorizado

Proconn garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales se hayan comprometido a respetar la confidencialidad o estén sujetas a una obligación legal equivalente y que accedan únicamente a los datos necesarios para sus funciones.

La obligación de confidencialidad subsistirá tras la finalización de la relación con las personas autorizadas y tras la terminación del Servicio.

7. Seguridad del tratamiento

Proconn aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas teniendo en cuenta el estado de la técnica, costes de aplicación, naturaleza, alcance, contexto y fines del tratamiento, así como los riesgos para los derechos y libertades de las personas.

Las medidas se orientarán, según corresponda, a preservar confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia; controlar accesos; gestionar credenciales y privilegios; separar los datos de cada Cliente en una base de datos y un espacio de almacenamiento de archivos propios; mantener copias y recuperación; registrar eventos relevantes; aplicar actualizaciones y protección frente a vulnerabilidades; y revisar periódicamente la eficacia de las medidas.

El Cliente reconoce que la seguridad es una responsabilidad compartida y deberá proteger sus dispositivos, redes, credenciales, certificados electrónicos, usuarios y procedimientos internos.

8. Subencargados

El Cliente concede a Proconn una autorización general para recurrir a subencargados necesarios para alojamiento, infraestructura, comunicaciones, firma electrónica de documentos, soporte técnico, seguridad, copias de respaldo u otros componentes imprescindibles del Servicio. A la fecha de este Acuerdo, el subencargado para la firma electrónica de documentos es el indicado en el Anexo A.

Proconn impondrá al subencargado, mediante contrato u otro acto jurídico vinculante, obligaciones de protección de datos sustancialmente equivalentes a las que correspondan a Proconn en relación con el servicio subcontratado.

Proconn informará al Cliente de cualquier incorporación o sustitución prevista de subencargados con antelación razonable, permitiendo al Cliente formular objeciones motivadas por razones de protección de datos. Si no fuera posible ofrecer una alternativa razonable, las partes podrán acordar la terminación de la funcionalidad afectada o del Servicio.

Proconn seguirá siendo responsable frente al Cliente del cumplimiento de las obligaciones del subencargado en los términos exigidos por el RGPD.

La DGT no tiene la condición de subencargado: es la administración pública destinataria de las consultas y solicitudes que el Cliente decide presentar, con su propio certificado electrónico, a través del Servicio.

9. Localización y transferencias internacionales

Proconn informará al Cliente de la localización general de los tratamientos relevantes y de las transferencias internacionales que, en su caso, resulten necesarias para prestar el Servicio. La localización general a la fecha de este Acuerdo se indica en el Anexo A.

Cuando resulte necesaria una transferencia internacional de datos personales, Proconn garantizará que se realice conforme al capítulo V del RGPD, mediante una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otro mecanismo legalmente válido, adoptando cuando proceda medidas complementarias adecuadas.

10. Derechos de los interesados

Cuando Proconn reciba directamente una solicitud de ejercicio de derechos relativa a datos tratados por cuenta del Cliente, la trasladará al Cliente sin dilación indebida, salvo que esté legalmente autorizada para responder directamente.

Proconn asistirá al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y las funcionalidades disponibles, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas para que pueda atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad u otros derechos aplicables.

11. Violaciones de seguridad

Proconn notificará al Cliente, sin dilación indebida después de tener constancia, las violaciones de seguridad de los datos personales que afecten al tratamiento encomendado.

La notificación incluirá, en la medida en que la información esté disponible, la naturaleza de la incidencia, categorías aproximadas de datos e interesados afectados, posibles consecuencias y medidas adoptadas o propuestas para contener y remediar la situación.

Cuando no sea posible facilitar toda la información simultáneamente, podrá proporcionarse por fases sin dilación indebida. Corresponde al Cliente determinar y realizar, cuando proceda, las notificaciones a autoridades de control e interesados, con la asistencia razonable de Proconn.

12. Evaluaciones, consultas y cooperación

Proconn prestará asistencia razonable al Cliente para el cumplimiento de las obligaciones relativas a seguridad, evaluaciones de impacto y consultas previas, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible para Proconn.

Cuando una asistencia exceda de las prestaciones ordinarias del Servicio y requiera recursos extraordinarios, Proconn podrá repercutir costes razonables previa información al Cliente, salvo que la necesidad derive de un incumplimiento imputable a Proconn.

13. Información, auditorías e inspecciones

Proconn pondrá a disposición del Cliente toda la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones del artículo 28 RGPD y permitirá y contribuirá a las auditorías, incluidas inspecciones, realizadas por el Cliente o por un auditor autorizado por este.

Las auditorías se organizarán de forma proporcionada y, cuando resulte suficiente para su finalidad, podrán apoyarse en documentación, certificaciones, informes de terceros o mecanismos remotos que reduzcan riesgos para otros clientes y para la seguridad del Servicio.

Las auditorías presenciales deberán acordarse con antelación razonable, realizarse durante horario laboral, no interferir injustificadamente con la actividad y respetar la confidencialidad y seguridad de otros clientes. Salvo indicios razonables de incumplimiento o exigencia de autoridad competente, los costes extraordinarios ocasionados por auditorías específicas del Cliente podrán ser asumidos por este.

14. Devolución, supresión y conservación

Al finalizar la prestación de los servicios de tratamiento, a elección del Cliente, Proconn suprimirá o devolverá los datos personales tratados por cuenta del Cliente y suprimirá las copias existentes, salvo que el Derecho de la Unión Europea o de los Estados miembros exija su conservación. La devolución se realizará mediante las funcionalidades y formatos de exportación disponibles o mediante otro medio razonable acordado entre las partes.

Cuando exista una obligación legal de conservación o sea necesario mantener determinados datos para atender responsabilidades, estos permanecerán debidamente bloqueados o con acceso restringido durante el plazo correspondiente y no se utilizarán para finalidades incompatibles.

Las copias de seguridad podrán conservar temporalmente datos durante los ciclos técnicos ordinarios de rotación, permaneciendo protegidas y sin utilización ordinaria hasta su sobrescritura o eliminación, salvo obligación legal de conservación.

15. Destino de los datos y portabilidad operativa

El Cliente podrá realizar las exportaciones operativas que considere necesarias antes de la baja. Lo anterior no limita su derecho, al finalizar el encargo, a elegir entre la devolución o la supresión de los datos personales en los términos de la cláusula 14.

16. Responsabilidad

Cada parte responderá de las obligaciones que le correspondan conforme al RGPD y demás normativa aplicable. La distribución contractual de funciones no podrá perjudicar los derechos de los interesados ni limitar responsabilidades que legalmente no puedan limitarse.

En las relaciones internas entre Cliente y Proconn, serán aplicables las limitaciones de responsabilidad de las Condiciones Generales en la medida en que sean compatibles con la normativa de protección de datos.

17. Vigencia y prevalencia

Este Acuerdo entra en vigor con la aceptación de la contratación de e-Baja y permanecerá vigente mientras Proconn trate datos personales por cuenta del Cliente.

En caso de contradicción entre este Acuerdo y las Condiciones Generales respecto del tratamiento de datos por cuenta del Cliente, prevalecerá este Acuerdo.

Anexo A. Descripción resumida del tratamiento

Versión 1.0 · 23/10/2026

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